Navdihnjen posel

MANJ SMETI, VEČ PRODUKTIVNOSTI

Poslovni svet je preplavljen z mrtvimi dokumenti, katerih edini namen je zapravljanje časa. Poročila, ki jih nihče ne bere, diagrami, ki jih nihče ne pogleda in specifikacije, ki ne odsevajo realnega produkta. Te stvari zahtevajo veliko časa za pripravo in samo sekundo da jih ošvrknemo in odložimo med ostale mrtve dokumente.

Če potrebujete kaj razložiti, to pokažite. Ne opisujte kako naj bi stvari izgledale - narišite jih. Namesto da opisujete kako naj bi se kaj slišalo, to predvajajte. Naredite vse, da zabrišete abstraktnost. Bodite čim bolj realni.

Težava z abstraktnostjo (poročila in dokumenti) je iluzija strinjanja. Stotine ljudi lahko prebere iste besede vendar v njihovih glavah in domišljiji nastaja stotine drugačnih stvari. Narisan krog je okrogel. Napisano, da stvar ne bo oglata pušča možnost interpretacije.

Zato je tako pomembno, da jim daste nekaj realnega. Takoj na začetku. Da razumejo brez interpretacij. Poznate občutek, ko ste prebrali knjigo in iz nje dobili predstavo o tem, kako kakšna oseba izgleda. Vsak si je osebo predstavljal drugače. Ko ljudi dejansko vidimo vemo, kako izgledajo.

Ko je Alaska Airlines želela zgraditi letališče prihodnosti se niso naslanjali na načrte in skice. Najeli so skladišče in s pomočjo škatel dizajnirali podium, kioske in pasove. Ekipa je kasneje zgradila manjši prototip in ga testirala na pravih potnikih in zaposlenimi. Pristop je omogočil skrajšanje časa in povečal produktivnost.

Takoj začnimo delati na prototipih. Vse drugo je motnja.

 

Razlog za ostajanje v službi izven delovnika ter delo med vikendom ni v količini dela, ki ga morate opraviti. To je zaradi tega, ker v delovnem času ne naredite dovolj. Pomislite in ugotovili boste, da je razlog v prekinitvah.

Kdaj naredite največ svojega dela? Večina ljudi naredi največ zgodaj zjutraj ali pozno zvečer. V času, ko okrog njih ni nikogar.

Sredi delovnega časa se pogovarjamo po telefonu, odgovarjamo na elektronska sporočila ali se pogovarjamo s sodelavci. Pozdravi, kramljanje in ostale stvari se lahko zdijo male in neškodljive, ampak so prekleto učinkovite pri rušenju produktivnosti. Prekinitve niso sodelovanje, so le prekinitve. In ko si prekinjen ne delaš svojega dela.

Prekinitve razdelijo delovni dan v serijo trenutkov. Petinštirideset minut in potem klic. Petnajst minut in kosilo. Uro kasneje imaš popoldanski sestanek. Predno veste je ura pet popoldan in v celem dnevu ste imeli dve celi uri za delo. Nemogoče je narediti pomembno delo medtem ko se konstantno izmenjujeta start, stop, start, stop, ...

Svetujem vam, da si ustvarite “samotno cono”. Ugotovili smo, da smo najbolj produktivni takrat, ko smo sami. Dlje kot boste sami, več boste naredili.

Za prehod v samotno cono boste potrebovali čas brez prekinitev. Samotna cona je kot REM faza pri spanju. Najprej je potrebno zaspati in se šele kasneje pogreznemo v REM fazo. Vsaka motnja pomeni, da se prebudimo in da moramo še enkrat skozi postopek umirjanja. Ko je faza REM dosežena, se prične čarovnija. Čarovnija v samotni coni se imenuje produktivnost.

Samotno cono si morate ustvariti sami. Delovni dan si razdelite v dva enaka dela. Eden izmed njih naj bo samotna cona. Lahko poskusite s celotnim dnevom. Na primer samotnim četrtkom. Pomembno je, da določite čas, ki ga boste v tej fazi preživeli in da ga sporočite svojim sodelavcem in vsem, ki vas prekinjajo.

Izklopite telefon, dostop do elektronske pošte in drugih načinov komunikacije. Izklopite se s spleta, če ga ne potrebujete nujno za delo. V tem času ne načrtujte sestankov. Samo molčite in delajte. Presenečeni boste, koliko boste naredili.

Navadite se in za komuniciranje uporabljajte pasivna orodja komunikacije, ki ne zahtevajo takojšnjih odgovorov. Na ta način boste odgovarjali, ko boste pripravljeni.

Vaš dan je poln prekinitev. Prekinitve pa so sovražnik produktivnosti. Bojujte se proti njim!

 

Najhujše prekinitve so sestanki. Sklicani so zaradi želje po izpostavljanju in pomembnosti. Sestavljeni so iz govorjenja in abstraktnih predstavitev. Na sestankih se ne dogaja nič realnega. Glede na porabljen čas je učinek sestankov zelo slab. Na sestankih se le redko kdaj držimo tem. Zahtevajo čas za pripravo, ki ga ljudje nimajo. Če že obstaja agenda, je ta zelo ohlapna in vsebuje točko “razno”. Cilj sestanka ni znan. Na sestankih se vedno pojavi oseba z negativnim pristopom ali kakšen dolgovezneš.

Sestanki ustvarjajo nove sestanke.

Sestanki v podjetjih se načrtujejo kot televizijski program. Najkrajša enota trajanja sestanka je pol ure. Sam se večkrat vprašam ali je razlog za enoto sestanka v programski opremi za planiranje. Kar poskusite kreirati sestanek, ki bi trajal 13 minut. Veliko več dela, mar ne? Kaj se zgodi, če skupina doseže cilj v sedmih minutah, medtem ko je sestanek planiran za pol ure? Največkrat sedijo in razpravljajo o stvareh za katere sestanek ni bil sklican.

Koliko stanejo sestanki? Predstavljajmo si enourni sestanek, na katerem je zbranih deset ljudi. To je v bistvu deseturni sestanek. Za eno uro sestanka žrtvujete deset ur, ko bi ljudje lahko delali na realnih stvareh. Ur je še več, ker se morajo ljudje na sestanek pripraviti, po sestanku pa znova preklopiti na produktivno delo.

Je kdaj vredno žrtvovati 10 ur za en sestanek? Najverjetneje je. Ampak vedno se morate zavedati cene!

Če že načrtujete sestanek, se skušajte držati nekaj preprostih navodil:

  • Potrebno je določiti trajanje sestanka. Ko ura zazvoni je konec.
  • Povabite kar najmanj ljudi.
  • Poskrbite za jasno agendo v kateri naj bo opredeljen cilj sestanka.
  • Poskrbite, da bo problem jasen in specifičen.
  • Sestanek skličite na lokaciji, kjer se pojavljajo težave. Pokažite na realen problem.
  • Zaključite z rešitvijo in pooblastite osebo, da poskrbi za implementacijo.

 

Ljudje se lotevamo reševanja težav z zapletenimi rešitvami. Tisti, ki poznajo posamezna področja se radi pohvalijo in z zapletenimi rešitvami kažejo svoje intelektualne mišice. To je lahko strupeno.

Veliko boljše je najti rešitev, ki ponuja največ za kar najmanj vloženega truda. Vedno ko naletite na oviro, pomislite na rešitev, ki jo je mogoče implementirati z najmanj truda. Kar je zapleteno zahteva veliko dela, ki največkrat ni vreden naporov.

O težavah se da dogovarjati. Če želite pogled iz zraka lahko splezate na Mount Everest. To bi bila zelo ambiciozna rešitev težave. Enostavneje je, da se peljete z dvigalom v najvišje nadstropje zgradbe in pogledate navzdol.

Težave se da rešiti precej enostavno. To pomeni, da v težavah ni glamuroznosti. Kar lahko nekaterim ljudem povzroči težavo. Ampak delo imamo za to da ga naredimo in premaknemo stvari naprej in ne za to, da bi izgledalo impresivno.

Ko zadostuje da naredite stvar dobro, je to povsem dovolj. Je mnogo boljše, kot zapravljanje sredstev za odlično ali celo zapravljanje sredstev, da se na koncu ne naredi nič. Pomembno se je zavedati, da lahko dovolj dobro stvar kasneje še vedno dodelate v odlično.

 

Trenutki napajajo motivacijo. Motivacija je razlog, da se stvari odvijajo. Brez motivacije se nič ne začne in nič ne zgodi. Če niste motivirani za delo, rezultat ne bo dober.

Motivacijo se da zgraditi. Najlažje je tako, da se neka stvar naredi in konča. Nihče si ne želi biti ujet v neskončno dolgem projektu brez jasnega cilja. Delati nekaj mesecev, brez da bi vmes lahko karkoli pokazali ubija motivacijo. Iz takšnega projekta prideš utrujen in skurjen.

Motivacijo zagotavljajo zmage. Pomembno si je daljše delo razdeliti na več manjših, ki jih lahko hitro dosežemo in tudi kaj pokažemo. Ko opravilo zaključimo, čutimo ponos in zadovoljstvo. Tlakujte si pot na kateri boste dosegali zmage. Ni pomembno kako velike so zmage. Naj bodo majhne in pogoste.

Dlje časa kot neka stvar traja, manj verjetno je, da jo boste končali.

Navdušenje prihaja iz uspešnega zaključevanja stvari, ki jih nato predate strankam. Zato ne čakajte dolgo, ker čas ubija iskrice.

Če že res morate delati na dolgotrajnih projektih, poskusite en dan v tednu posvetiti mali zmagi, ki bo generirala navdušenje. Majhne zmage dovoljujejo praznovanje in širijo dobre novice in energijo. Tako vi, kot vaša ekipa potrebuje stalen dotok dobrih novic. Ko boste vsak teden sporočili nekaj novega, boste sebi, strankam in ekipi dali novo energijo in zagon.

Vprašajte se kaj lahko storite v naslednjih dveh tednih in to tudi naredite. Stvar dajte v preizkušanje drugim ali pa se z njo igrajte sami. Okušajte, merite, zabavajte se. Hitreje kot je v rokah kupcev, boljši boste.

 

Včasih je boljše odnehati kot igrati heroja.

Lotili ste se dela, za katerega ste ocenili, da ga boste končali v dveh urah. Čez štiri ure ste naredili samo četrtino načrtovanega. Naša naravna reakcija je, da razmišljamo, da ne smemo obupati, ko smo na opravilu že porabili ves ta čas.

To je trenutek, ko se postavite v vlogo heroja. Nekoliko osramočeni se odločite izpeljati stvar do konca. Zavihate rokave in se odklopite od realnega sveta v katerem je pomemben rezultat in čas.

Včasih boste uspeli problem pripeljati do zaključka. Vprašati se morate, ali je bilo vredno. Najverjetneje ne. Opravilo je bilo vredno dela, ko ste ocenili, da boste zanj porabili dve uri. V šestnajstih urah bi lahko najverjetneje naredili marsikaj koristnega. Poleg tega v času ihte zavračate vse povratne informacije in nasvete. Celo heroji včasih potrebujejo svež par oči in nekoga, da jih postavi na realna tla.

Težavo poznamo tudi v svojem podjetju. Odločili smo se, da če katerakoli zadeva traja dlje od štirinajstih dni vanjo potegnemo nove ljudi, da pogledajo s svežim in neobremenjenim pogledom na stvar. Največkrat ne naredijo ničesar na samem opravilu. Ker gledajo neobremenjeno in iz drugega zornega kota si ustvarijo lastno mnenje. Včasih ste pred pragom očitnih rešitev, pa jih ne vidite. Nekdo drug, ki ni obremenjen jo najde v trenutku.

Včasih se splača odnehati. Nikoli ne povezujte tega s porazom. Ker odnehati je edina prava stvar, ki jo morate storiti. Če ste porabili za stvar preveč časa, odnehajte. Časa se ne da dobiti nazaj. Najhujše je, da ga zaradi trme porabite še več.

 

Odrekanje spanju je slaba ideja. Seveda s tem pridobite nekaj dodatnih ur za delo, ampak račun za njih pride kasneje in je lahko zelo visok. Utrujenost povzroča pomanjkanje kreativnosti, nizko moralo, slab odnos in vnaša napake.

Nič ni narobe, če vsake toliko potegnete z delom v noč. Mogoče ste v kreativnem valu in ga želite izkoristiti. Pomembno se je zavedati posledic in poskrbeti, da vam to ne pride v navado. Če postaja delo ponoči navada, se začno slabi učinki kopičiti.

Utrujen in neprespan človek postane trmast in ni sposoben jasnega razmišljanja, ki bi vodil do enostavnih, praktičnih in hitrih rešitev. Namesto tega trmasto nadaljuje začeto delo in nanj obeša težo, ki vleče projekt navzdol. Utrujena oseba izgubi sliko cilja. Izjemno se poslabšata kreativnost in iznajdljivost. To pa sta lastnosti, ki učinkovite ljudi od neučinkovitih. Brez spanja ne boste prišli do idej, ki bi zmanjšale potrebo po delu. Utrujeni možgani niso sposobni razmišljanja o velikih stvareh. Začnemo se posvečati manj zahtevnim opravilom. Utrujen človek je brez motivacije potrebne za napad na velike probleme. Postanete lahko razdražljivi, kar ubijalsko vpliva na moralo. V skrajni fazi utrujen človek postane podoben norcu.

To je samo nekaj primerov, ki so posledica premalo spanja. Ne glede na znane posledice pa obstajajo ljudje, ki se celo hvalijo z neprespanimi nočmi. Naj vas ne impresionirajo.

 

Hofstadterjev zakon: Vedno traja dlje od pričakovanega. Ne glede na to, da ste pri načrtovanju upoštevali Hofstadterjev zakon.
-- Douglas Hofstadter

Smo slabi ocenjevalci. Slepimo se, da lahko uganemo, kako dolgo bo kakšna stvar trajala, v resnici pa nimamo ideje. Vse vidimo v luči najboljšega scenarija v katerem se ne pojavljajo zamude. Realnost se ne drži najboljšega scenarija.

Zaradi tega ocene razlikujejo tedne, mesece in leta za neznani čas v prihodnost. Naše ocene so le fantazija. Resnica je, da za nobeno stvar ne vemo, koliko časa bo res trajala.

Kolikokrat ste skočili v trgovino in prišli domov dve uri kasneje? Kolikokrat ste se odločili pospraviti stanovanje in ste namesto treh ur porabili ves dan? Ali obratno - da ste planirali cel dan kositi, pa ste zaključili v dveh urah? Ljudje smo grozni, ko pride do načrtovanja.

Celo pri enostavnih opravilih se zlahka zmotimo za faktor dva ali več. Če ne moremo biti natančni pri oceni opravila, ki naj bi trajal v urah, kako bomo potem točni v ocenjevanju potrebnega časa na primer polletnega projekta?

Ni redko, da veliki projekti zamujajo tudi več let. Kar spomnite se na velike infrastrukturne projekte. Cena zrase za več kot desetkrat. Čas se raztegne za petkrat.

Rešitev je v tem, da velike stvari razdelite v več majhnih. Manjša kot je zadeva, lažje jo je oceniti. Še vedno se boste zmotili, vendar boste napake šteli v majhnih časovnih enotah. Dneh namesto tednih. Mesecih namesto letih.

Bolj kot vam bo uspelo delo razdeliti na manjše kose, lažje ga boste ocenili.

 

Začnite delati manjše sezname opravil. Na dolgih se nabira prah. Kdaj ste nazadnje naredili vse stvari iz dolgega seznama? Lahko da ste obkljukali nekaj prvih opravil. Potem ste najverjetneje na seznam pozabili, ste se ga znebili ali pa na njem zavestno obkljukali stvari, ki jih niste naredili.

Dolgi seznami opravil so seznami krivde. Daljši kot je seznam nedokončanih stvari, slabše se počutite glede njih. Na določeni točki ga prenehate gledati, kajti že pogled nanj vam povzroči dvig pritiska, glavobol ali kepo v trebuhu.

Namesto dolgega seznama z opravili ga razdelite na več manjših. Iz velikega seznama izberite deset najpomembnejših opravil in jih prestavite na nov seznam. Potem ko opravite vse na manjšem seznamu, zopet poglejte velik seznam in zopet izberite deset najpomembnejših opravil, ki se jih morate lotiti in jih narediti.

Še vedno vam ostala enako število opravil, ki jih morate in jih boste izvedli. Ampak pomislite na veselje in motivacijo, ki jo dobite ob tem, ko obkljukan seznam vržete v koš. Ni boljšega občutka.

Imam tudi nasvet glede prioritizacije. Ne prioritizirajte s številkami ali oznakami. Ne recite, da ima neko opravilo “visoko prioriteto” ali da ima opravilo “nivo 3”. Če boste delali tako, boste končali s celim kupom opravil z najvišjim nivojem. To pa ni več prioritiziranje.

Namesto tega prioritizirajte vizualno. Najbolj pomembno stvar postavite na vrh. Ko ste jo zaključili vzemite naslednjo stvar iz vrha seznama. Tako boste imeli vedno samo eno red pomembno opravilo, ki ga morate izvesti.

 

Velike odločitve je težko sprejemati in jih je še težje spreminjati. Ko jo enkrat sprejmete se pojavi tendenca, da začnete verjeti, da ste sprejeli pravo odločitev - četudi je niste. Prenehate biti objektivni.

Velike odločitve v enačbo potegnejo ego in ponos. Takrat velikih odločitev ne morete več spremeniti na način, da ne bi izpadli bedak. Ker si ne želite izpasti bedak, ne sprejmete prave odločitve. Bolj kot zagovarjate eno smer, težje je spremeniti smer.

Boljše je sprejemati majhne odločitve, ki so v veljavi začasno. Z majhnimi odločitvami ne morete narediti velike napake. V majhne odločitve ne potegnete ega in ponosa in si zaradi tega lahko privoščite spremembo mnenja.

Sprejemanje majhnih odločitev naj vas ne odvrne od velikih načrtov in idej. Samo prepričati se morate, da je prava pot do uresničitve tista, ki vodi skozi veliko majhnih odločitev.

Dosegljivi cilji so najboljši. Tisti, ki vodijo do zaključka. Ker je potrebno zaključiti, da lahko napreduješ na naslednjo stvar.